Digitalizace má značný vliv na procesy fakturace a přináší řadu výhod i některé nevýhody. Elektronická fakturace má potenciál významně zjednodušit a zefektivnit fakturační procesy, pokud jsou správně implementovány a zabezpečeny. Je důležité zvážit výhody a nevýhody v kontextu konkrétního podnikání a jeho potřeb.
Výhody elektronické fakturace
Mezi výhody elektronické fakturace můžeme určitě uvést rychlost a efektivitu. Díky elektronické fakturaci můžete okamžitě přijímat i vystavovat faktury. Tento proces má samozřejmě vliv i na proplacení faktur a při řádném používání systému. Dochází i k rychlejšímu zaplacení a také k rychlejšímu přijímání plateb.
Další nespornou výhodou je eliminace papírových faktur a ručního zpracování. Snižují se náklady na tisk, poštovné, archivaci a lidskou práci. Pokud samozřejmě používáte ověřený systém, který práci vaší organizaci opravdu usnadní.
Můžete se rozhodnout samozřejmě pro jiný systém, ale je nutné tuto investici pečlivě zvážit. Nebudete první firmou, která zvolila špatně. Zpočátku to nemusí být vidět, ale pokud systém není ověřený, aktualizovaný a upravený, tak se práce zaměstnanců začne postupně zhoršovat. Se špatným systémem můžete dojít k tomu, že práce účetních bude narůstat, vše budou potřebovat v papírové podobě a za chvíli začnou růst i náklady na další zaměstnance.
Mezi nespornou výhodu elektronické fakturace patří i menší chybovost, protože elektronické systémy mohou automaticky ověřovat a validovat data, což snižuje riziko chyb ve fakturách. Elektronický systém umožňuje snadněji sledovat stav faktur a zajišťuje tak transparentnější účetnictví. Díky digitalizaci také chráníte životní prostředí. Dovolím si zmínit také automatizaci. Automatizované fakturační systémy mohou generovat faktury automaticky na základě objednávek, což urychluje celý fakturační proces.
Nevýhody elektronické fakturace
Samozřejmě velmi záleží na systému, který používáte. S nevýhodami jsem se totiž setkala právě díky tomu, že původně zvolený elektronický systém, nebyl vyhovující pro danou společnost. Tedy, právě nevyhovující systém, který nelze upravovat na základě potřeb firmy, může být velkou nevýhodou.
Prvotní investice do systému je nákladná, ale má svůj význam. Nezapomeňte, že chcete, aby firma rostla. Také školení zaměstnanců bude spadat do nákladů, které nesmíte opomenout. Vliv má také určitý psychologický dopad na zaměstnance. Bývá časté, že si zaměstnanci myslí, že s novým systémem se začne propouštět a oni budou bez práce.
Váš systém musí být také velmi dobře zabezpečen proti hackingu a kybernetickým útokům, což vyžaduje silná bezpečnostní opatření. Toto je vhodné řešit již před implementací nového systému.
Před nákupem nového systému je také nezbytné informovat vaše obchodní partnery. Někteří zákazníci nebo partneři mohou být rezistentní vůči elektronickým fakturám a upřednostňovat tradiční papírové faktury. Toto je ale v našem století už vysoce nepravděpodobné.
Bc. Jana Čepelková
Jana dlouhá léta pracovala jako vedoucí nákupního oddělení pro koroporace a nebo větší společnosti. Po mateřské se rozhodla, že se chce věnovat dětem a rozvíjení potenciálu v nich. Prošla studiem mnoha publikací, které se tomuto tématu věnují. A u dětí to také všechno začíná. Né každý je dobrým managerem. Někteří se to mohou naučit a někteří se tak už rodí. Hledá talenty a učí od dětí po dospělé nejen cizí jazyky, ale také jim pomáhá se seberozvojem.
